La refacturation de frais est-elle soumise à TVA ?

Lorsqu’une personne (un particulier ou un professionnel) fait appel à un prestataire pour remplir un certain nombre de missions, ce dernier peut être amené à engager des frais. Si ce prestataire est assujetti à TVA, se pose alors la question de savoir si ces frais sont soumis ou pas à TVA au moment de leur refacturation.

Deux cas de figure peuvent se présenter :

• les frais sont engagés au nom et pour le compte du client ;

• les frais sont engagés pour les besoins de la propre entreprise du prestataire.

Dans le premier cas, le prestataire est placé dans la situation d’un mandataire qui engage des frais au nom et pour le compte de son mandant. Ces frais, que l’on appelle alors des débours, ne sont pas soumis à TVA sous réserve que les quatre conditions suivantes soient simultanément remplies (article 267, II-2° du CGI)

• les dépenses refacturées ont été engagées au nom et pour le compte du mandant. Le respect de cette condition suppose d’apporter la preuve de l’existence d’un mandat ;

• les dépenses ont donné lieu à une reddition de compte précise ;

• les débours sont justifiés dans leur nature ou leur montant exact auprès de l'administration fiscale ;

• les dépenses sont portées dans des comptes de passage dans la comptabilité du mandant.

Dans le second cas, les frais correspondent à des dépenses d’exploitation engagées pour les besoins des missions accomplies. Il peut s’agir par exemple, de frais de déplacement tels que nuits d’hôtel ou billets de train, ou encore de salaires et charges sociales versées à des salariés. Ces frais sont obligatoirement soumis à TVA puisque, en tant que dépenses engagées pour le compte du prestataire dans le cadre de son activité professionnelle (et non des dépenses engagées pour le compte du mandant), ils constituent l’accessoire indispensable des prestations fournies.